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2011年度第4回 あいあいキャンプミーティング
平成23年5月15日(日)
場所：松山市総合福祉センター４階ボランティア研修室
議事録：チョッピン・ぐりこ
出席者：マージン・マギー・ジョナサン・パラッパ・しば・りん・にこ・とらさん・もつ・のぼさん
こてつ・シャララ・セダン・パグー・レッチェ・チョッピン・スパン・クララ・あはっ・ピースぐりこ（遅）パックン

遅くなりました・・・第３回ミーティング議事録です。

よろしくお願いします。

2011年度第３回あいあいキャンプミーティング

日時：平成２３年５月８日(日)１３時～１８時
議事録：しば・パックン
出席者：マージン・スパン・チョッピン・りん・にこ・パラッパ・マギー・ぐりこ・もつ・のぼさん・しば・ジャイアン・セダン・パグー・レッチェ・とらさん・ジョナサン・シャララ・パックン

①ﾄﾚｰﾆﾝｸﾞｷｬﾝﾌﾟ

②本キャンプ

③プレキャンプ

④ｷｬﾝﾊﾟｰ募集

⑤出欠連絡

⑥施設予約

⑦食材MD

⑥次回議題

マギーがとりまとめをして作成してくれました！

小さなPD・MDとなってたくさんの役割を分担して行う事で生じてくるたくさんの連携するところやわけるところ、そんな活動の役割がこの調整会で明確になりました。

それでは、議事録掲載します。

日時：４月２６日（火）１９：００～２２：３０
場所：マージン事務所
出席者＆議事録：各PD・MDの役割者の参加者（括弧は欠席者）＆（議事録→マギーを含めみんな）

【PD】
ボラ募ＰＤ：パラッパ（ジョナサン・りん）
トレキャンＰＤ：マギー・もつ・のぼさん（しば）
プレキャンＰＤ：にこ・（ジョナサン）
本キャンＰＤ：パックン・ぐりこ・もつ
アフターＰＤ：にこ・パラッパ・もつ・（まりん・ハチキン・ミィ・ハング）
寒中イベントＰＤ：とらさん・りきゅう・（りん）
親睦会ＰＤ：パックン・のぼさん・パラッパ・（ジョナサン・チューすけ）

【MD】
ＩＴＭＤ：とらさん・パックン・（ハチキン・ハング・レゴン）
会計ＭＤ：とらさん・パックン・（ジョナサン）
保険ＭＤ：パックン・（チューすけ）
施設ＭＤ：りきゅう・（りん）
出欠ＭＤ：ぐりこ・もつ・のぼさん・（しば・のだめ）
書類ＭＤ：ぐりこ・もつ・にこ・パラッパ・（シャララ・まりん）
郵送ＭＤ：にこ・パラッパ・（りん）
物品ＭＤ：ぐりこ・マギー・（こてつ）
食材ＭＤ：ぐりこ・マギー・のぼさん（ミィ）
サポーターＭＤ：パックン・のぼさん

【事務局】
事務局：（まりん）

【CP】
ＣＰ：マージン

PD＆MDの調整会は、それぞれの役割の今後の動き確認と、PDとMDで密接に係わることがある

役割の調整や確認を行うために実施しました。

●●①全体的な連絡と役割について確認を行う●●

≪役割再確認：ＰＤ≫
◆スタッフ募集に関することについて
今後開催されるボランティアガイダンスでのスタッフ募集と次年度のスタッフ決意表明について、年間を通して活動→［ボラ募ＰＤが行う］

◆キャンパー募集に関することについて→［プレ・本・アフターＰＤがキャンパーと係わるﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑとして、合同で募集の段取りをする］

◆キャンパー情報に関することについて→［プレキャンＰＤがキャンパー情報を共有するための段取りを行う］

◆グループ分け（スタッフ・キャンパー）に関することについて→［本キャンＰＤが段取りを行う］

・・・・・・・
≪ミーティングに関することについて≫

［準備をする上での役割］

[施設MD]・・・◆施設予約
[出欠MD]・・・◆出欠確認（議題も）ＭＬ
[各PD＆MD]・・・◆打合せや三役会など、オブザーバー参加のお誘いＭＬを送ると、新メンバーへの共有にもなるため、今後の打ち合わせ会などは積極的に呼び掛ける
[ITMD]・・・◆資料は全員分印刷[各担当]、欠席者分は保管→保管者については出欠確認の小グループの担当が保管

［当日に行うこと］

◆ミーティング最後の「その他議題」で、各ＰＤ（ＭＤ）は次回ミーティングのための議題と時間を挙げる。
ミーティングで挙げていない議題で、話し合いたい緊急の議題はＭＬを流して議題を挙げる。
※「いつ・何を話すか」年間のスケジュールを考えておく必要がある。
◆議事録担当者は議事録を保管するために必ずＩＴＭＤへ送る（→ブログへアップ＆書類作成ＭＤへ）
◆各作成資料データ→ＩＴＭＤへ送る（その後、資料作成MDへ送り保管する）

・・・・・・・
≪各キャンプ・イベントに関することについて≫

［準備をする上での役割］

◆施設予約
　備品の借用について→PDと物品MDと相談して行う

◆案内状について
　素案は→各キャンプＰＤ
　発送作業については→郵送ＭＤ

◆出欠確認
　ＭＬでの出欠連絡をするのは→各ＰＤ
　出欠連絡の集計については→出欠ＭＤ

◆保険加入
　保険に関することは→保険ＭＤ

◆前泊時のロッジ１棟分は、会計から負担。
　施設手配は→施設ＭＤ

◆作成物に必要な物品の購入
　→①ＰＤが素案を挙げる（在庫は物品ＭＤに確認）→②会計MDに相談→③会計MDが必要性を判断し、OKが出たら予算が下りる→④物品作成→⑤キャンプ終了時に保管（マージン倉庫）or処分
※次に使わないものは基本的に処分する

[当日]

◆支払い（お金管理）→会計ＭＤ

◆鍵の管理→施設ＭＤ

◆物品の管理→各ＰＤ＆物品ＭＤ

◆作成物品の保管or処分決め→各ＰＤ＆物品ＭＤ

[実施後]

◆各ＰＤが報告書を作成･･･次に引き継ぐことを意識して、結果だけでなく、プロセスも書こう。

・・・・・・・
≪普段から≫
◆「わからないことは『聞く』」議事録(結果)だけ見てもわからない"プロセス"は経験したメンバーやマージンに聞くことが一番。その姿勢を後輩たちが見て、引き継がれていくよ！

●●②各役割別●●
PD・MDの今後の役割について確認をした

【ＩＴＭＤ】
◆ＭＬ・ブログの管理
◆データの管理・遠方の欠席メンバーへの資料データ送付
≪次回までに≫
◎ファイル共有の簡略化を検討中。

【会計】
◆年度予算・決算書
◆月次仮決算書を作成する
◆お金に関すること全般

【保険ＭＤ】
◆活動保険・行事保険の加入、保険申請

【施設ＭＤ】
◆施設の年度登録申請
◆施設予約（ミーティング・各イベント）に関すること
≪次回≫
◎ミーティングで施設予約の説明

【出欠ＭＤ】
◆出欠確認に関する全般
≪次回≫
◎出欠確認フォロー担当のグループ分け発表

【書類ＭＤ】
◆（他担当で作られない）書類作成
◆書類の保管

【郵送ＭＤ】
◆郵送に係る準備
≪次回≫
◎発送は、メール便等も検討されたが、会費をもらっている以上、確実に届けるため、郵便局を利用。料金早見表の作成をしておく。

【物品ＭＤ】
◆物品の管理（各プログラム作成物は各ＰＤ）
≪今後≫
◎物品の保管は、マージン倉庫かボラセン倉庫。持出す場合はリストに記入。
◎全物品リストを作成し、全員に共有します。
◎年間購入や詰替用など、会計ＭＤへ提案します。

【食材ＭＤ】
◆食材の手配(ＰＤの方針を元に)
◆調味料の手配（年度ごと）
≪今後≫
◎お米、プレキャン用（キャシー提供）、本キャン用（パックン宅）あり。
◎料理トレーニングの予定をミーティングで提案

【サポーターMD】
◆サポーターの募集（ボランティアガイダンスでの呼び掛け）
◆サポーター用MLの登録・メールマガジンの発行
◆サポーターへの連絡（本キャン以外のキャンプは呼びかける）

【事務局】
◆代表マージンに万一のことがあった場合、解散の手続きを行う･･･「はーと・ねっと・くらぶ」の痕跡は一切残さず、名称等も使ってはいけない。余ったお金は寄付をすること。

【マージン】
◆ホームページの写真管理
◆キャンパー募集等事務所へ連絡あった人への対応

【親睦会ＰＤ】
◆各打ち上げの段取り
◆潤滑油となるような全体での親睦を図る
≪次回≫
◎前もってスケジュールを立てておく。

以上が第1回PD・MD調整会の議事録でした。

お疲れ様です。IT班担当のパックンです。

さて、ぐりこより遅くなりましたが、議事録を送りますとのことで、頂きました。

大変遅くなり申し訳ありませんでした。とのことです。

それでは、ぐりこが作ってくれた力作、議事録をどうぞー！

加筆・修正があれば、IT班まで連絡をください。

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はーと・ねっと・くらぶミーティング議事録

2011年度
第２回あいあいキャンプミーティング

日時：平成23年 4月 24日 (日)
場所：ハーモニープラザ3階　多目的室２
議事録：ぐりこ
出席者：マージン・パックン・マギー・ジョナサン・パラッパ・しば・りきゅう・にこ・とらさん・のぼさん・シャララ・りん・セダン・パグー・レッチェ・チョッピン・スパン・ぐりこ・（遅）もつ・クララ

①新メンバーキャンプネーム決め

②説明会振り返り

③収支MDより

④IT関連MDより

⑤保険について

⑥トレーニングキャンプについて

⑦出欠確認について

⑧その他
a報告書について
b.プレキャンプについて
c.新メンバーへ
d.各PD、MDについて

IT班である・とらさん、パックン、ジャイアン、ハチキン、ハングより

第1回議事録担当のぐりこより。

以下、ミーティング議事録掲載しました！

表題：第1回2011年度あいあいキャンプミーティング
日時：平成23年4月3日(日)
場所：総合福祉センター ﾎﾞﾗﾝﾃｨｱ研修室
議事録：ぐりこ
出席者：マージン・マギー・ジョナサン・パラッパ・しば・りきゅう・にこ・とらさん・のぼさん・（遅）りん・レゴン・もつ

最後のミーティング・・・無事に終了！

もつより頂きました。ジョナサンもミィも議事録ありがとう！

一年間、たくさんの議事録を書いてくれた皆さん、そして、その議事録を作るためにミーティングに参加してくれたみなさん。

本当にありがとうございました。最後の議事録・・・よろしくお願いします！

表題:第１９回あいあいキャンプミーティング
司会:もつ
日時:平成２３年２月２０日(日)
場所:総合福祉センター５Ｆ小会議室
議事録:ジョナサン・ミィ
出席者:マージン・もつ・とらさん・ミィ・シャララ・マギー・ウーバー・りん・ジョナサン・のだめ

議題:
①寒中！あいキャンまつり振り返り（進行：もつ）

②報告書について（進行：とらさん）

③解散式について（進行：もつ）

④卒業制作について（進行：マギー）

⑤次年度「ボランティア募集説明会」について（進行：りん・ジョナサン）

⑥作業 【スタッフ間の振り返り】

議事録がぐりこより届きました。

今回、議事録メンバーがみんなということで、ぐりこが代表して記載してくれました。

以下、内容です。

みなさん、間違っている所がないかの確認も含めて、よろしくお願いします

(パックンはミーティングに出れてないので、全貌はみんなの方が詳しいはず！)

第18回あいあいキャンプミーティング
司会：まりん
日時：平成２３年２月６日(日)
場所：松山市総合福祉センター5階小会議室
議事録：みんな
出席者：マージン・まりん・たこ・マギー・パラッパ・ぐりこ・(遅)にこ・とらさん・もつ・のぼさん・ジョーズ

議題：
１．報告書について

２．卒業制作について

３．寒中！あいキャンまつりについて

４．次年度について

５．事務連絡

さて、りんから議事録が届きました！

掲載するので、確認をして下さい。

寒中！あいキャンまつりについての内容が詰まってます☆★

第17回あいあいキャンプミーティング
司会:パックン
日時:平成23年1月23日(日)
場所:議事録りん
出席者:マージン・マギー・ぐりこ・シャララ・りん・とらさん・ジョナサン・パラッパ・にこ・のぼさん・たこ・もつ・まりん・パックン

第16回あいあいキャンプミーティング
司会：パックン
日時：平成２２年１月９日(日)
場所：総合福祉センター５F母子児童交流室
議事録：りきゅう
出席者：シャララ・りん・ジョナサン・りきゅう・パックン・ぐりこ・マギー・パラッパ・とらさん・ムスカ・ジョーズ・のぼさん・マージン

ミーティングを始める前に...クリスマス会から約1月程度顔をあわせていないため、お互いの交流を兼ねた近況報告を行う。

①これからの流れの確認

②マージンよりお知らせ

③次年度について

④年間スケジュール決定

⑤次回の準備物について 

早速ですが、ミーティング議事録・・・載せます！来週がとうとう今年最後のイベントです！しっかりやっていきましょうー！

今年最後のミーティングも無事に終了しました↓↓↓では、担当：クレオの議事録、よろしくお願いします！

表題:第１５回　あいあいキャンプミーティング
司会:パックン・議事録:クレオ
日時:平成２２年１２月５日(日)・場所:総合福祉センター５階小会議室
出席者:マージン・パックン・ムスカ・ジョナサン・りん・パラッパ・にこ・マギー・りきゅう・クリぼー・シャララ・もつ・ジョーズ・のぼさん・クレオ・（まりん）・（ミィ）

議題:
１．前回ミーティングの確認

２．クリスマス会物品作成

３．クリスマス会リハーサル

４．クリスマス会準備作業（残り物作業）