マギーがとりまとめをして作成してくれました!
小さなPD・MDとなってたくさんの役割を分担して行う事で生じてくるたくさんの連携するところやわけるところ、そんな活動の役割がこの調整会で明確になりました。
それでは、議事録掲載します。
日時:4月26日(火)19:00~22:30
場所:マージン事務所
出席者&議事録:各PD・MDの役割者の参加者(括弧は欠席者)&(議事録→マギーを含めみんな)
【PD】
ボラ募PD:パラッパ(ジョナサン・りん)
トレキャンPD:マギー・もつ・のぼさん(しば)
プレキャンPD:にこ・(ジョナサン)
本キャンPD:パックン・ぐりこ・もつ
アフターPD:にこ・パラッパ・もつ・(まりん・ハチキン・ミィ・ハング)
寒中イベントPD:とらさん・りきゅう・(りん)
親睦会PD:パックン・のぼさん・パラッパ・(ジョナサン・チューすけ)
【MD】
ITMD:とらさん・パックン・(ハチキン・ハング・レゴン)
会計MD:とらさん・パックン・(ジョナサン)
保険MD:パックン・(チューすけ)
施設MD:りきゅう・(りん)
出欠MD:ぐりこ・もつ・のぼさん・(しば・のだめ)
書類MD:ぐりこ・もつ・にこ・パラッパ・(シャララ・まりん)
郵送MD:にこ・パラッパ・(りん)
物品MD:ぐりこ・マギー・(こてつ)
食材MD:ぐりこ・マギー・のぼさん(ミィ)
サポーターMD:パックン・のぼさん
【事務局】
事務局:(まりん)
【CP】
CP:マージン
PD&MDの調整会は、それぞれの役割の今後の動き確認と、PDとMDで密接に係わることがある
役割の調整や確認を行うために実施しました。
●●①全体的な連絡と役割について確認を行う●●
≪役割再確認:PD≫
◆スタッフ募集に関することについて
今後開催されるボランティアガイダンスでのスタッフ募集と次年度のスタッフ決意表明について、年間を通して活動→[ボラ募PDが行う]
◆キャンパー募集に関することについて→[プレ・本・アフターPDがキャンパーと係わるプログラムとして、合同で募集の段取りをする]
◆キャンパー情報に関することについて→[プレキャンPDがキャンパー情報を共有するための段取りを行う]
◆グループ分け(スタッフ・キャンパー)に関することについて→[本キャンPDが段取りを行う]
・・・・・・・
≪ミーティングに関することについて≫
[準備をする上での役割]
[施設MD]・・・◆施設予約
[出欠MD]・・・◆出欠確認(議題も)ML
[各PD&MD]・・・◆打合せや三役会など、オブザーバー参加のお誘いMLを送ると、新メンバーへの共有にもなるため、今後の打ち合わせ会などは積極的に呼び掛ける
[ITMD]・・・◆資料は全員分印刷[各担当]、欠席者分は保管→保管者については出欠確認の小グループの担当が保管
[当日に行うこと]
◆ミーティング最後の「その他議題」で、各PD(MD)は次回ミーティングのための議題と時間を挙げる。
ミーティングで挙げていない議題で、話し合いたい緊急の議題はMLを流して議題を挙げる。
※「いつ・何を話すか」年間のスケジュールを考えておく必要がある。
◆議事録担当者は議事録を保管するために必ずITMDへ送る(→ブログへアップ&書類作成MDへ)
◆各作成資料データ→ITMDへ送る(その後、資料作成MDへ送り保管する)
・・・・・・・
≪各キャンプ・イベントに関することについて≫
[準備をする上での役割]
◆施設予約
備品の借用について→PDと物品MDと相談して行う
◆案内状について
素案は→各キャンプPD
発送作業については→郵送MD
◆出欠確認
MLでの出欠連絡をするのは→各PD
出欠連絡の集計については→出欠MD
◆保険加入
保険に関することは→保険MD
◆前泊時のロッジ1棟分は、会計から負担。
施設手配は→施設MD
◆作成物に必要な物品の購入
→①PDが素案を挙げる(在庫は物品MDに確認)→②会計MDに相談→③会計MDが必要性を判断し、OKが出たら予算が下りる→④物品作成→⑤キャンプ終了時に保管(マージン倉庫)or処分
※次に使わないものは基本的に処分する
[当日]
◆支払い(お金管理)→会計MD
◆鍵の管理→施設MD
◆物品の管理→各PD&物品MD
◆作成物品の保管or処分決め→各PD&物品MD
[実施後]
◆各PDが報告書を作成・・・次に引き継ぐことを意識して、結果だけでなく、プロセスも書こう。
・・・・・・・
≪普段から≫
◆「わからないことは『聞く』」議事録(結果)だけ見てもわからない"プロセス"は経験したメンバーやマージンに聞くことが一番。その姿勢を後輩たちが見て、引き継がれていくよ!
●●②各役割別●●
PD・MDの今後の役割について確認をした
【ITMD】
◆ML・ブログの管理
◆データの管理・遠方の欠席メンバーへの資料データ送付
≪次回までに≫
◎ファイル共有の簡略化を検討中。
【会計】
◆年度予算・決算書
◆月次仮決算書を作成する
◆お金に関すること全般
【保険MD】
◆活動保険・行事保険の加入、保険申請
【施設MD】
◆施設の年度登録申請
◆施設予約(ミーティング・各イベント)に関すること
≪次回≫
◎ミーティングで施設予約の説明
【出欠MD】
◆出欠確認に関する全般
≪次回≫
◎出欠確認フォロー担当のグループ分け発表
【書類MD】
◆(他担当で作られない)書類作成
◆書類の保管
【郵送MD】
◆郵送に係る準備
≪次回≫
◎発送は、メール便等も検討されたが、会費をもらっている以上、確実に届けるため、郵便局を利用。料金早見表の作成をしておく。
【物品MD】
◆物品の管理(各プログラム作成物は各PD)
≪今後≫
◎物品の保管は、マージン倉庫かボラセン倉庫。持出す場合はリストに記入。
◎全物品リストを作成し、全員に共有します。
◎年間購入や詰替用など、会計MDへ提案します。
【食材MD】
◆食材の手配(PDの方針を元に)
◆調味料の手配(年度ごと)
≪今後≫
◎お米、プレキャン用(キャシー提供)、本キャン用(パックン宅)あり。
◎料理トレーニングの予定をミーティングで提案
【サポーターMD】
◆サポーターの募集(ボランティアガイダンスでの呼び掛け)
◆サポーター用MLの登録・メールマガジンの発行
◆サポーターへの連絡(本キャン以外のキャンプは呼びかける)
【事務局】
◆代表マージンに万一のことがあった場合、解散の手続きを行う・・・「はーと・ねっと・くらぶ」の痕跡は一切残さず、名称等も使ってはいけない。余ったお金は寄付をすること。
【マージン】
◆ホームページの写真管理
◆キャンパー募集等事務所へ連絡あった人への対応
【親睦会PD】
◆各打ち上げの段取り
◆潤滑油となるような全体での親睦を図る
≪次回≫
◎前もってスケジュールを立てておく。
以上が第1回PD・MD調整会の議事録でした。