第10回ミーティング議事録

＜実施報告＞

参加人数44名（キャンパー・兄弟・保護者・スタッフ）。
11:00スタッフ集合。分担して準備（会場・物品セッティング）。
遅れてきたキャンパー・保護者がいたため、開始を15分遅らせて13:15スタート。
「ほしいほしい」のゲームを行った後、4グループに分かれてホットケーキ作り。
各自デコレーションしたケーキを食べながら、2009年度あいあいキャンプのＤＶＤを鑑賞（スタッフは片付け）。最後にサンタさんからのプレゼント（スタッフ作成）とＤＶＤ（マージン作成）をプレゼント

＜振り返り＞

【事前準備】
・根本的に素案が出るのが遅かった。
・最近は、保護者が出欠連絡を忘れている場合が多いので、確認を入れる。
・プレゼント作りは、数名のスタッフだけで、時間がかかった。ミーティング内でできるものであればよかったのでは
⇒時期が来たら準備するのではなく、年間で考える。

本来ＰＤは４月の時点で、年間プログラムを組み立てておくべき。そうすると、例えば４月でも１２月のクリスマス会の準備はでき、それが、新メンバーとのコミュニケーションにもなり得る。それは、問題解決どころか、プラスの効果になるのでは？

「どうにかしたい」という気づきがあったから、改善できるので、そういった「気づき」が大切。

・懸念していたプロジェクターとＰＣの相性が悪く、私物のポータブルＤＶＤがあったから上映できた。今回の会場確認は、平日しかできないという制限があった。
⇒自由が利く会場を選ぶことも準備の一つ。
・打ち合わせ時間がとれず、司会の進行準備を、ほとんど任せてしまった。

【当日の準備】
・バスで来たキャンパーと、中々待ち合わせることができなかったので、会場全体の地理の把握も必要。
・各グループで不足していた調理器具や、コンロの火力が弱かったところもあったので、事前の確認が必要。

【当日の時間管理】
・全体の時間管理が思うように出来ず、慌ただしい部分があった。退出の時間（17時厳守）が決められていたので、早めの準備が必要だった。
→プログラムの過程において時間帯のメリハリをつけてはどうか。
・終わりの時間を考えれば「15分」は大きい。なぜ13時から開始しなかったのか？
→半数のキャンパーと保護者が来ていなかった。

⇒ＰＤから振り返りの始めに、その説明がなかった。振り返りの時には、数字（所要時間、人数など）も押さえて改善点を促さなければ具体性がなく、次に活かすことができない。
また、スタッフ個々の時間帯の意識が必要であり、それにより余裕をもったプログラムの進行に繋がると思う。

【準備物】
・短時間の中で、生クリーム泡立てて作ることには厳しいとの声もあった。
・ホットケーキのデコレーションの配分を事前に行う。（班によっては足りないところもあった。）

【ミーティング欠席者へのフォロー】
・ＭＬなどで充分だったと思うが、あとは個人の意識。
・当日、手持ちの（ミーティングで配布された）資料を見せて、流れが把握できたようなので、欠席者にも資料を渡してはどうか。

■②寒中！あいキャンまつりについて（240分）

＜内容ならびに予算説明＞

（※内容は、後半にまとめて記載）

平成22年2月14日（日）11:00～14:00
松山市野外活動センター（雨天キャンプファイヤー場）

＜予算について＞

【現状の説明】
マージンより：今回の予算は、まだ決裁を出していない。
今年度、当たり前のように事業をしてきたが、現在13万円の赤字。
4月から、限られた予算ということや、助成金の情報を流していたが、リーダーだけでなく、スタッフの誰一人も気付かず、今まで見過ごしてきたツケが、今、出てきた。

ボランティアといえど、経営をしていることと同じ。「キャンパー」という"顧客"に対し、「はーと・ねっと・くらぶ」という"会社"が、「あいあいキャンプ」という"サービス"を提供しており、「参加費」（"収入"）で、年度の事業を運営できている。
クリスマス会までの赤字分は必要経費として認めるが（このような事態を見込んで準備してきた『サポーター基金』で補てん）、何の努力も無い"赤字"状態の中で、さらに赤字を膨らませてまで実施する必要があるのか。今回は、「できなかった」という傷を残してもよいのでは。
↓
【あいキャンまつりをどうしたいか、全員で話し合い】
・自分たちができる事は工夫（野菜提供や、じゃが芋を使うなど）して、最低限の経費だけ、参加者に負担をお願いする。
・次年度のための活動なので、自分で少し負担してでもやりたい。
・今回の赤字は自分達の努力不足なので、参加者負担ではなく、次年度の助成金申請にチャレンジして借り入れる。
↓
【赤字の理由】
今の話では思いは伝わらない、まだ決裁できない。
そもそもなぜ赤字になったか？
⇒損益分岐点のキャンパー20人が集まらなかったから。
つまり、当初目標の30人集まっていれば、全ての経費を賄えていた。
↓
【どうするか？】
「全員の気持ちとして、まず、あいキャンまつりは、キャンパーやスタッフの予備軍の人に知ってもらえる機会なので、次年度のためにも、実施したい。そのためには、誰かに任せるのではなく、キャンパーとスタッフの目標人数を設定し、一人一人が動いて目標を達成する。」という意見で一致。
↓
【できなかった場合】
いい話（理想）はわかったが、もし、30人のキャンパー・スタッフを集められなかった場合はどうするか。
↓
【全員の決意】
2009年度ＰＤもつ、ＭＤぐりこ及びスタッフ全員で自腹を切る。
↓
【承認】
金額の大小ではなく、「最終的に自分が責任を負う」という"覚悟"が大切。
あいキャンまつりの予算13,600円は2010年度からの貸付金として承認。
（次年度に負債を残すことを次年度PDパックン、MDまりん、スタッフも了承）

＜目標達成のための、具体的な行動＞

【あいキャンまつり声掛け先】
友人・大学のサークル・最近知り合った団体・自分の勤務している学校・福祉関係の親戚、機会があれば学校に出向くなど、まずは、気軽に来てもらうよう声掛けする。

【チラシ配布方法の紹介】（※今回は締切が過ぎているが、今後の参考として）
まつやまＮＰＯサポートセンターから2ヶ月に一度、市内の学校等に配布してくれる。

＜キャンパー宛の案内文確認＞

【訂正箇所】
追加：参加費無料
他、誤字を訂正し、ミーティング終了後に発送

＜プログラム案＞

【ＰＤ案】
（10:30いげた着火）
11:00オープニング（『♪ＪＯＹ』）→スタッフによるスタンツ大会→焼き芋づくり
（バルーンアート・段ボール遊びのブース用意）
13:00頃　ジャイアンのライブ（30～40分）
14:00エンディング（『♪虹』
・スタンツ例：「みんなで輪唱」「レイ送り（新聞の輪を手を使わずに全員に回す）」
・ゲストはジャグリング名人菊澤さん（たこ友人）、レクリエーション協会の方（りきゅう知人で交渉中）に、雰囲気をみながらお願いする。
・ジャイアンのライブにはＯＢジョイも参加。詳細未定。
・会場には今年度の活動写真を掲示（100枚程度）

【ＰＤ案に対して】
マージンより：プログラムの素案を決めることは、ＰＤの役割。仮にスタンツは、いつ決めていつ練習するのか？スタンツ例を挙げているが、目的や流れの説明がないので、全員がシュミレーションできない。
（光景が浮かぶマージンの説明により、全員のイメージが一致。）
また、本キャンプでのスタンツ大会の雰囲気は、3日間の共同生活の成果。再会や新しいメンバーがいる中で、同じ雰囲気は作れない。それよりも、優しくなれる居心地のいい雰囲気を体験して感じてもらうことが大切じゃないか。
↓
「アイスブレーキング」という目的であれば、マスプロになるのではないか。
↓
マージンより：予めプログラムや催し物が決まっている堅苦しい形ではなく、昔の光景のような、近所の子ども達でたき火を囲むようなイメージ。子ども達の表情を見ながら、自然な流れの中、みんなでキャンプファイヤーを囲みながら焼き芋をほおばったり、歌を歌ったり、ゲスト参加の人たちも一緒に和気あいあいとした温かい時間を過ごす。みんなが時間をたつことを忘れてしまうほど楽しい時間を共有する。
↓
・ブースに分かれるイメージだったが、マージンの案がいいなと思った。
※光景を説明することで、思い違っていたことがわかるので、それぞれのイメージを話すことは大切
・過去に、ブース形式でやったことあったが、それぞれがわかれてしまった。
・いいなと思うが、その演出ができる自信はない。
といった意見の中
↓
マージンより：残念ながら、スタッフ全員が上記のように演出できる能力を兼ね備えていない。　
↓
【雰囲気】
最初に話した雰囲気のあいキャンまつりを目指すが、ＰＤ案のように、おおまかな流れのプログラムは決めておき、個々に楽しめるブースをキャンプファイヤーの周りに設置しておく。

＜決定事項＞

【プログラム】
オープニング：受付に参加者が見えたら『ＪＯＹ』を歌い、温かく迎える。参加者が集まってきたら歌の輪唱やレイ送りをして雰囲気作りを行う。
↓
ゲストによるジャグリングや、バルーンアート等を楽しみ、焼き芋ができたら、みんなでファイヤーの周りに集まってほおばったりと、思い思いに楽しんでもらう
↓
13:15頃～ジャイアンのライブ。
エンティング：全員で「虹」をうたう
※14:00で一旦終わるが、時間がある人は、残り火に当たっていてもよい。

【注意すること】
・安全管理上、常に「風上」に移動する。風下だと火の粉が舞って危ないだけでなく、火の粉で自分の作ったバルーンが割れ、パニックを起こすキャンパーもいる。
・さつま芋には十分に水に湿らせた新聞紙を巻き、しっかりアルミホイルを巻く。今回は、火力が強い。

【役割】
ファイヤーキーパー希望：たこ・マギー。他の役割はＰＤ・ＭＤが決め、後日連絡

【前泊参加費】
一人500円（残りはマージンが負担）。集金はぐりこ担当（詳細はＭＬ）。

【現時点スタッフ出欠】
参加12名：マージン・もつ・ぐりこ・パックン・ジャイアン・たこ・ことレツ・りきゅう・マギー・ぷるん、（遅れて参加）：とらさん・こてつ
未定：クレオ・チアリー・ジジ
欠席：まりん・うお・のだめ・えいチャン・こまち

③報告書について（60分）

＜活動報告書の確認＞

【主な訂正箇所】
・正式な文書なので、略語を使わない（×あいキャン→○あいあいキャンプなど）
・キャンパーは「子供」ではなく「キャンパー」と統一
※誤字・脱字の訂正箇所は省略するが、全体的に多かった。

④解散式について（5分）

＜解散式＞

日時：3月7日（日）13時～（18時解散）
場所：都合によりMLにて連絡します。
会費：1,000円

＜忘年会の時のこと＞

【のぼさんの好意】
みんなが話しに夢中になって、「のぼさんが自腹で注文してくれた料理」ということを知らずに食べていた人もいた（ブルー・マーブルの店員さんが見てくれていた）。
→今回に限ったことではなく、目に見えないところで動いてくれていることを、当たり前のように思わない。
※今度、のぼさんに会ったときに、お礼を伝えること。

⑤その他

＜退会会員＞

トロン（年末に自己申し出がありました）　※スタッフ29名（1月17日現在）

≪ミーティング後の作業≫

「寒中！あいキャンまつり」キャンパー宛文書発送

以上
（議事録：マギー、確認・修正：チアリー・ぐりこ）